Ilmu Perpustakaan dan Kearsipan " Perkembangan Sistem Kearsipan Di Indonesia"

MAKALAH

Ilmu Perpustakaan Dan Kearsipan

Perkembangan Sistem Kearsipan Di Indonesia

Disusun Oleh :

1. Arif Azhari

212 343 9474

Dosen Pembimbing :

LUKMAN

FAKULTAS USHULUDDIN ADAB DAN DAKWAH

PROGRAM STUDI SEJARAH KEBUDAYAAN ISLAM

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN)

BENGKULU

2016

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah Swt dan shalawat serta salam semoga tercurahkan kepada Rasulullah Saw. Penulis bersyukur kepada Allah telah memberikan hidayah dan taufiq-Nya kepada penulis sehingga makalah yang berjudul “ PERKEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN DI INDONESIA” ini telah selesai. Dalam pembuatan makalah ini penulis menggunakan metode perpustakaan. Penulis juga tidak lupa mengucapkan terimakasih kepada dosen pembimbing yang telah memberikan arahannya kepada penulis, dan kepada teman-teman juga yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tugas makalah ini dengan baik dan tepat pada waktunya.

Penulis sangat menyadari dalam pembuatan makalah ini masih banyak terdapat kesalahan dan kekurangan oleh karenanya, penulis mengharapkan kritik dan saran dari siapapun yang membacanya, demi perbaikan dan penyempurnaan makalah ini di masa yang akan datang.

Bengkulu, Mei 2016

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

KATAPENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang...............................................................................................................

B. Rumusan Masalah...........................................................................................................

C. Tujuan.............................................................................................................................

BAB II PEMBAHASAN

A. PERKEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN .............................................................

B. TEORI KEARSIPAN ...................................................................................................

C. SISTEM KEARSIPAN ................................................................................................

D. PEMELIHARAN ARSIP .............................................................................................

E. PENGELOLAAN KEARSIAPAN .................................................................................

F. KORESPODENSI KEARSIPAN ...................................................................................

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan.....................................................................................................................

B. Saran...............................................................................................................................

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan ataupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.

Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespodensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.

Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana perkembangan sistem kearsipan di indonesia ?

2. Apa itu sistem kearsipan ?

3. Bagaimana cara pemeliharaan Arsip ?

4. Bagaimana penyusutan Arsip ?

5. Bagaimana cara pengelolaan kearsipan ?

6. Apa itu korespondensi dan bagaimana korespondensi kearsipan ?

BAB II

PEMBAHASAN

A. Perkembangan Sistem Kearsipan Di Indonesia

[1] Sejak masa Hindia Belanda sampai saat ini di Indonesia telah mengalami beberapa kali perubahan sistem kearsipan. Walaupun demikian hingga saat ini belum tercipta adanya keseragaman sistem kearsipan di seluruh Indonesia. Hal ini tentu saja merupakan hal yang cukup menyulitkan, khususnya bagi ANRI untuk menyusun kembali arsip statis yang diserahkan. Ditambah lagi dengan masih kacaunya pelaksanaan sistem kearsipan di banyak lembaga di Indonesia. Perkembangan sistem kearsipan di Indonesia dimulai dari resolutie, verbaal, plakaatboeken, dagregister kemudian muncul sistem buku agenda dengan ditambah sarana lain klapper dan boofdenlijst. Terakhir yang dikembangkan adalah sistem kartu kendali.

Tahun 1916 pemerintah Belanda menganjurkan penggantian sistem agenda dengan sistem kartu korespondensi atau sistem Kaulbach. Sistem ini mulai digunakan di kantor Inspectie, 10 onderafdeling S. S, kemudian di departemen Justitie 1919, Departemen Financian 1924 dan Burkelijke Openbare Werken 1925. Ternyata sistem yang telah dilaksanakan/diterapkan belum bisa diseragamkan di seluruh Indonesia. Oleh karena itu sejak tahun 1972 dikembangkan sistem kartu kendali.[2]

B. Teori Kearsipan

1. Pengertian arsip dan kearsipan

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

2. Jenis – Jenis arsip

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

a. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

1) Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran,surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

2) Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan surat perintah bayar

3) Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

4) Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

b. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:

1) Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

2) Pita rekaman

3) Mikrofilm

4) . Disket

5) Compact disk

6) . Flast disk

C. Sistem Kearsipan

1. Pengertian sistem kearsipan

[3]system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat. kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip (pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan,filling mempunyai peranan yang sangat penting.

2. Macam – macam sistem kearsipan

Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:

1. Sistem pengatur tertiban atau arangement system

a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)

b. Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)

2. Sistem perawat simpanan atau safe keeping system

Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:

a. Subjet (pokok soal)

b. Phonetic (suara)

D. Pemeliharaan Arsip

1. Pemeliharaan

Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh factor sebagai berikut:

a. Factor dari dalam

seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya tulisan dan dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta pengunaan tinta yang akan di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem pengunaan perekat harus di carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari getah arab ataupun selulosa tape dan sejenisnya.

b. Factor dari luar

Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur sehingga kertas menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang akan merusak kertas, sinar matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar matahari yang jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat pada dinding-dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi juga di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.

E. Penyusutan Arsip

1. Penyusutan

Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap Satuan kerja wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :

a. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.

b. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

c. Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.

2. Tahap – tahap penyusutan arsip :

a. Penilaian Arsip

Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap jenis arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Hasil penilaian menentukan berapa lama arsip disimpan dalam arsip aktif dan inaktif, serta menentukan apakah arsip tersebut akan dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis.

Ada 4 golongan arsip, yaitu:

1. Arsip vital

Arsip vital ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis sehingga tidak dapat dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah, Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.

2. Arsip penting

Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya, bukti – bukti keuangan.

b. Pemindahan arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain

Seperti telah diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip inaktif dapat dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah tidak atau jarang digunakan tetapi masih harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain, seperti: micro film, CDROM atau CD- WROM

c. Pemusnahan arsip

Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan sebagaiarsip inaktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. Tetapi ada pula arsip inaktif yang dialihkan statusnya menjadi arsip statis karena alasan historis.

d. Pencatatan pemindahan atau pemusnahan

Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang dibedakan dengan arsip aktif, misalnya gudang khusus untuk arsip inaktif. Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain. Kemajuan teknologi memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat dari kertas dialihkan ke dalam micro film atau media yang lain atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.

E. Pengelolaan Kearsipan

Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, didalam kearsipan terkandung unsur – unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.

Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu – balikkan atau ditemukan kembali sewaktu – waktu diperlukan, serta langkah – langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing – masing kantor/instansi yang bersangkutan.

F. Korespondensi kearsipan (surat – menyurat)

1. Pengertian Surat-Menyurat

Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya.

2. Tujuan Dan Fungsi Surat-Menyurat

a. Tujuan Surat Menyurat

Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah untuk mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai berikut :

1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain

2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain

3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.

Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan surat pun tidak akan tercapai.

3. Fungsi Surat Menyurat

Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :

a. Tanda bukti tertulis otentik

surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat kuasa, dan sebagainya.

b. Pedoman

Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.[4]